Elisabeth Schroedter, MdEP

Europa

Dossier: Das EP und die BürgerInnen

Praktische Hinweise für Besuchergruppen

Pro Jahr kommen über 300.000 Besucher ins Europäische Parlament, davon fast 55.000 aus Deutschland. Jeder Abgeordnete hat die Möglichkeit pro Jahr 90 Personen aus seinem Heimatland einzuladen, welche sich auf drei Gruppen aufteilen. Dabei ist zu beachten, dass die Mindestgröße 20 Personen und die Höchstanzahl für eine Gruppe 45 Personen beträgt.

Durch den Besucherdienst werden dem Europaabgeordneten Termine für seine Besuchergruppen zugeteilt. Dabei können nur feste Terminblöcke angeboten werden (Saal+Tribüne), die nicht veränderbar sind, da die Säle und Tribünenplätze in einem festen Schema unter allen 15 Mitgliedstaaten aufgeteilt werden. Daraus folgt, die Besuchergruppen können sich den Termin also nicht direkt aussuchen.

Die Termine werden dem Abgeordneten immer im September für das Folgejahr mitgeteilt.

Mindestalter für Besucher:
Das Mindestalter beträgt 14 Jahre. Alle Ausnahmen müssen vor dem Besuch vom Kollegium der Quästoren genehmigt werden

Besuchsdauer:
Die Terminblöcke, die den offiziellen Besuchergruppen zur Verfügung gestellt werden, umfassen insgesamt 3 Stunden: 2 Stunden Saal für Vortrag und Diskussion (in Einzelfällen 1 1/2 Stunden) und 1 Stunde auf der Besuchertribüne.
Die Teilnahme am gesamten Besuchsprogramm ist Voraussetzung für die Zahlung der Zuschüsse!

Essenszuschuss:
Offizielle Besuchergruppen eines Abgeordneten erhalten einen Essenskostenzuschuss und einen Reisekostenzuschuss. Das EP übernimmt keine anderweitigen Kosten wie Bus- oder Hotelrechnungen.

Der Essenszuschuss wird immer in bar ausgezahlt, und zwar in der Währung des Landes, in dem der Besuch stattfindet. In Brüssel beträgt der Zuschuß 35 Euro pro Person.

Reisekostenzuschuss:
Dieser Zuschuss errechnet sich als Kilometerpauschale pro TeilnehmerIn aus der Entfernung vom gemeinsamen Herkunftsort der Gruppe nach Brüssel. Zugrunde gelegt wird die kürzeste Strassenverbindung. Derzeitig beträgt der Zuschuss für die ersten 1.000 Kilometer pro Person 0,049 Euro/StrassenKm, für die darüber hinausgehende Entfernung 0,062 Euro/StrassenKm. Für über 750 km entfernte Orte wird der so errechnete Satz um 10 Prozent erhöht.

Formulare:
Das Abgeordnetenbüro erhält für jede Besuchergruppe folgende 3 Formulare, um ihre Besuchergruppe vorschriftsmäßig anzumelden:

1. ANTRAG AUF ZUSCHÜSSE FÜR EINE OFFIZIELLE BESUCHERGRUPPE
Dieser Antrag ist das wichtigste Formular. Es wird durch die/den Europaabgeordneten spätestens 2 Monate vor dem betreffenden Datum ausgefüllt und von ihm/ihr unterschrieben im Original an den Besucherdienst zurückgeschickt. Darin werden folgende Angaben über die Besuchergruppe gemacht: Genauer Herkunftsort (evl. auch nächstgrößere Kreisstadt) sowie die genaue Anzahl der BesucherInnen. Der Besucherdienst hält den verabredeten Termin bis zum Ablauf dieser Frist für die/den Abgeordneten frei. Sollte der Antrag bis zum Stichtag nicht beim Besucherdienst eingegangen sein, wird der Termin unwiderruflich an eine der zahlreichen Gruppen auf der Warteliste vergeben.

2. REISEKOSTENABRECHNUNG
Das Formular "Reisekostenabrechnung" ist wichtig, damit die Banken beauftragt werden können, die Gelder bereitzustellen. Die Besucher benennen auf der Reisekostenabrechnung die Person (die/der GruppenleiterIn), die das Geld entgegennimmt, und kreuzen an, in welcher Währung der Reisekostenzuschuss ausgezahlt werden soll, oder ob die Besuchergruppe eine Banküberweisung wünscht (Vorsicht: letzteres beinhaltet Extragebühren der Bank). Dieses Formular muss 2 Wochen vor dem Termin beim Besucherdienst vorliegen. Andernfalls erfolgt die Zahlung automatisch per Banküberweisung im Anschluss an den Besuch.

3. TEILNEHMENDENLISTE
Auch die genaue TeilnehmerInnenliste muss mindestens 2 Wochen vor dem Termin beim Besucherdienst korrekt ausgefüllt mit Angabe von Namen, Adresse und Geburtsdatum, eingegangen sein. Diese Liste wird von der/dem Abgeordneten eingereicht.

Geburtsdaten:
Die Angabe der Geburtsdaten ist obligatorisch, da die Finanzstelle sonst keine Gelder auszahlen wird. Eine reine Altersangabe (z.B. "über 21") genügt nicht.

Die Besuchergruppe sollte immer eine Kopie der Teilnehmerliste am Besuchstag mitbringen und - falls Änderungen vorgenommen wurden - der Person an der Zahlstelle überreichen.

Auszahlung der Zuschüsse:
Die Auszahlung der Zuschüsse erfolgt im Anschluss an den Besuch. Eine Hostess begleitet den Gruppenverantwortlichen zur Kasse. Eine Auszahlung der Gelder vor dem Besuch ist nicht möglich!

Wir hoffen, mit diesem kleinen Leitfaden alle wichtigen Fragen beantwortet zu haben. Natürlich stehen wir bei weiteren Fragen gern zur Verfügung.

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